El cambio hacia la facturación electrónica estructurada ha sido un desafío para muchos empresarios y autónomos en España, especialmente para aquellos que están acostumbrados a los métodos tradicionales de facturación en papel o en formato PDF. Sin embargo, es una transición necesaria para adaptarse a los requisitos de la Administración pública y aprovechar los beneficios que ofrece la tecnología en la gestión empresarial. Hoy comentamos con Alberto Bedia, asesor fiscal de empresas en Santander, sobre este cambio que ya deberíamos tener encaminado para evitar las seguras sanciones que nos pueden caer el año que viene.

 

Asesoría fiscal y legal para empresas en Santander

Como abogado especializado en asesoría fiscal y legal para empresas en Santander entiendo las preocupaciones y dudas que pueden surgir en torno a este cambio. La facturación electrónica estructurada no solo implica un ajuste tecnológico, sino también un cambio en los procesos internos de las empresas y en su relación con las autoridades fiscales y administrativas.

Es fundamental que las empresas y autónomos comprendan los requisitos legales y técnicos de la facturación electrónica estructurada y se preparen adecuadamente para cumplir con ellos. Esto incluye la adopción de software de facturación homologado que pueda generar facturas en formato XML y cumplir con los estándares establecidos por la normativa. Además, es importante estar al tanto de las fechas límite y los plazos para la implementación de la facturación electrónica, así como de cualquier actualización o cambio en la legislación relacionada con este tema. Como abogado, puedo proporcionar orientación y asesoramiento legal sobre cómo cumplir con estos requisitos y garantizar el cumplimiento normativo en materia de facturación electrónica.

En mi experiencia, una gestoría especializada puede ser un aliado invaluable para las empresas y autónomos que buscan hacer la transición a la facturación electrónica estructurada. Estas gestorías no solo pueden ayudar en la selección e implementación del software adecuado, sino también en la formación del personal y en el seguimiento continuo del cumplimiento normativo. La facturación electrónica estructurada es un paso importante hacia la modernización y la eficiencia en la gestión empresarial, pero requiere una planificación cuidadosa y un enfoque integral para garantizar el éxito. Como abogado, estoy aquí para ayudar a las empresas y autónomos a navegar por este proceso y asegurarse de cumplir con todas las obligaciones legales y fiscales.

Consecuencias de no adaptarse a la factura electrónica

Nuestra asesoría fiscal en Santander se puede ocupar de todo esto por ti. La implementación de la factura electrónica es una obligación en muchos países, especialmente para las empresas que superan ciertos umbrales de facturación. No adaptarse a este cambio puede acarrear diversas consecuencias negativas, tanto legales como operativas, que afectan a la eficiencia del negocio y su cumplimiento con la normativa fiscal. Las consecuencias de no adaptarse a la factura electrónica son sanciones, evidentemente. Una de las consecuencias más inmediatas de no adaptarse a la factura electrónica es la imposición de sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales. En muchos países, la factura electrónica es una obligación legal y no emitirla o no seguir los procedimientos correctos puede resultar en sanciones económicas significativas. Las autoridades pueden imponer multas tanto por no cumplir con la obligatoriedad como por cometer errores en la emisión de facturas electrónicas.

El uso de facturas electrónicas permite una gestión más eficiente y menos propensa a errores humanos, pero aquellos que sigan utilizando el sistema tradicional de facturación en papel pueden enfrentarse a complicaciones en sus procesos administrativos. La facturación electrónica facilita la organización y el almacenamiento de documentos, lo que reduce el riesgo de extravío y facilita auditorías. Al no adaptarse, las empresas pierden estos beneficios de eficiencia, lo que puede aumentar los costos operativos y el tiempo invertido en la gestión de facturas. En un mercado donde la digitalización está ganando terreno, no adaptarse a la factura electrónica puede hacer que una empresa quede atrás respecto a sus competidores. Una de las escasas ventajas de todo esto es que las empresas que utilizan factura electrónica generalmente tienen procesos más ágiles, lo que les permite ofrecer un servicio más rápido y eficiente a sus clientes. Además, los clientes y proveedores estarán cada vez más habituados a este tipo de facturación, por lo que no adaptarse podría resultar en una pérdida de oportunidades comerciales.

Mejores métodos de cobro y pago y mejor gestión

Las facturas electrónicas son procesadas de manera más rápida y eficiente, lo que puede agilizar los procesos de cobro. Al seguir utilizando métodos tradicionales, como las facturas en papel, las empresas pueden enfrentar retrasos en los pagos, ya que las facturas deben ser enviadas, recibidas, revisadas y archivadas manualmente. Este retraso puede afectar el flujo de caja de la empresa y dificultar la relación con clientes y proveedores. Cada vez más, las autoridades fiscales exigen la facturación electrónica como un medio para evitar fraudes fiscales y recaudar más de todos nosotros. Y el temor a ser sancionados es lo que impulsa a emprendedores y trabajadores de todo tipo a adaptarse a estas normativas. Porque si una empresa no se adapta, además de que es muy probable que pueda recibir multas, puede correr el riesgo de no recibir subvenciones o ayudas por no cumplir con los requisitos fiscales, también. Atraer la atención del fisco de esta manera podría acarrear auditorías adicionales, investigaciones o sanciones.

Desde nuestra asesoría fiscal en Santander os queremos decir que no adaptarse a la factura electrónica puede tener consecuencias perjudiciales tanto a nivel financiero como operativo. Las empresas que no cumplan con esta obligación legal pueden enfrentar sanciones, perder competitividad, enfrentar dificultades administrativas y, en última instancia, dañar su relación con clientes y proveedores. La transición hacia la facturación electrónica, aunque pueda implicar un esfuerzo inicial, es crucial para mantenerse al día con las normativas fiscales, mejorar la eficiencia operativa y garantizar el éxito en el futuro. Pero hay una gran ventaja: las facturas electrónicas son más seguras y difíciles de falsificar que las tradicionales en papel. Al no adaptarse a este sistema, una empresa puede estar más expuesta a fraudes relacionados con la manipulación de facturas, tanto internas como externas. Las plataformas de facturación electrónica suelen contar con sistemas de validación que minimizan estos riesgos, protegiendo tanto a las empresas como a sus clientes y proveedores.

Las facturas electrónicas son más seguras y difíciles de falsificar que las tradicionales en papel

Queremos remarcar que ésta es una de las ventajas más importantes que hemos encontrado en nuestra gestión habitual como asesoría fiscal en Santander: la dificultad añadida para los bandidos de intervenir en las facturas que nos puedan “cazar” y cambiar el número de cuenta, entre otras estafas.

Además, en algunos países como el nuestro, las empresas que no utilizan la factura electrónica pueden perder acceso a incentivos fiscales, ayudas o subvenciones gubernamentales, precisamente por no adaptarse a tiempo o por incumplir con determinados plazos o pagos. Estos programas suelen estar orientados a incentivar la adopción de tecnologías digitales y la mejora de la transparencia fiscal. No cumplir con la normativa de facturación electrónica puede excluir a las empresas de estas oportunidades de apoyo económico. Los clientes y proveedores cada vez más exigen la emisión de facturas electrónicas por motivos de conveniencia y eficiencia. Al no adaptarse, una empresa podría dificultar sus relaciones comerciales y perder la confianza de aquellos que buscan simplificar sus procesos de contabilidad y pago. Además, muchos proveedores y clientes pueden ver la falta de adaptación como una señal de que la empresa no está alineada con las mejores prácticas del mercado.